THIẾT LẬP & QUẢN LÝ MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG: NGUYÊN TẮC S.M.A.R.T.E.R. (Phần 5)

30 Dec

Trong Phần 1, 2, 3 & 4 chúng ta đã đề  cập đến yếu tố S, M, AR trong nguyên tắc S.M.A.R.T.E.R. với yêu cầu Specific – Cụ thể,  Measurable – Đo lường được, Agreed – Thống nhất và Realistic – Thực tế. Trong phần này chúng ta sẽ xem xét yếu tố T, E và R với yêu cầu Timed – Có khung thời gian, Engaged – Có sự tham gia của mọi người và Relevant –  Sự liên quan của Mục tiêu chất lượng.

Timed – Có khung thời gian

Các MTCL cần thể hiện “điều định tìm kiếm” cho một giai đoạn với thời hạn cụ thể nhằm phản ảnh mối quan hệ mang tính “thời điểm” giữa thực trạng và kế hoạch thực hiện cụ thể. Thông thường, chu kỳ MTCL được xác định trùng với chu kỳ của năm tài chính – với Việt Nam là năm dương lịch. Vì vậy chúng ta hay thấy các tuyên bố như “Mục tiêu chất lượng năm 2010”, “Mục tiêu chất lượng năm 2012”, v.v. … Nhiều người cho rằngkhi tổ chức theo đuổi các mục tiêu “thường xuyên” thì không nhất thiết cần khung thời gian, tuy nhiên, trong trường hợp này, dường như đã có sự nhầm lẫn về “mục đích – goal” và “mục tiêu – objective”. Chẳng hạn, khi chúng ta đến một tổ chức và thấy khẩu hiệu được tuyên truyền dạng như “PQC 10” (với ý nghĩa là tăng năng suất 10% năm, tăng chất lượng 10% năm, giảm chi phí 10% năm) thì đó là một mục đích theo đuổi, thể hiện sự cam kết và quan điểm hơn là con số chính xác cần đạt được trong các lĩnh vực năng suất, chất lượng và chi phí. Để theo đuổi mục đích này, công ty đó vẫn cần các mục tiêu cụ thể cho từng chu kỳ kế hoạch. Tương tự như vậy, một số doanh nghiệp luôn theo đuổi cái được coi như mục tiêu “0% sai lỗi – Zero defect”, tuy nhiên, trong trường hợp này “0% sai lỗi”, thực tế, cũng chỉ đóng vai trò như là một “mục đích – goal” phấn đấu hay “quan điểm về chất lượnghơn là mục tiêu cho một chu kỳ cụ thể cần đạt được. Vì vậy, đừng khi nào bỏ qua câu hỏi “mục tiêu đặt ra cần phải đạt được vào thời điểm nào?” trong quá trình thiết lập mục tiêu chất lượng.

Engaged – Có sự tham gia của mọi người

Thiết lập MTCL là một quá trình cần có sự tham gia của các cấp và nhân sự liên quan. Việc huy động sự tham gia này, một mặt, tăng cường độ tin cậy và sự thích hợp của MTCL thông qua cơ hội có đầy đủ thông tin và sự phản biện tích cực, mặt khác hình thành cơ sở cho tinh thần “làm chủ” của các cấp và cá nhân liên quan đối với MTCL được thiết lập.

Khi trưởng bộ phận huy động được các nhân viên trong bộ phận, được phân công phụ trách những mảng việc cụ thể, thì các nhân viên này sẽ đóng góp những thông tin và hiểu biết cụ thể, chính xác về thực trạng công việc mà họ phụ trách để làm cho người quản lý có các dữ liệu cơ sở đầy đủ và chính xác. Bên cạnh đó, những nhân viên này sẽ có xem xét và phản biện đối với mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu – điều sẽ làm cho MTCL và kế hoạch thực hiện trở nên thực tế và khả thi hơn. Ngoài ý nghĩa này, sự tham gia của các nhân viên còn đảm bảo rằng họ nhận thức được là mình đã tham gia vào quá trình hình thành MTCL và kế hoạch thực hiện, thông qua đó xác lập cảm giá và tinh thần “làm chủ” – mục tiêu và kế hoạch do họ đặt ra nên họ có nghĩa vụ phải chủ động triển khai thực hiện và kiểm soát. Đây là một điểm lưu ý quan trọng trong thiết lập và quản lý MTCL. Như vậy, ngay cả trong trường hợp quản lý bộ phận có thể tự mình đưa ra các MTCL và kế hoạch thích hợp (được mọi người cho là thích hợp) thì việc huy động sự tham gia của những người liên quan vẫn là điều nên làm nhằm tạo điều kiện và môi trường tốt nhất cho việc triển khai thực hiện.

Relevant – Sự liên quan 

Như đã phân tích trong phần ‘Đối tượng của MTCL’, ‘Sự liên quan’ là một tiêu chí hết sức quan trọng, quyết định đến vai trò và giá trị của MTCL cho các nỗ lực cải tiến liên tục và phục vụ cho mục đích tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức. Ở phương diện này, một mục tiêu chất lượng tốt, trước hết, MTCL cần đảm bảo là một phần của hệ thống triển khai chính sách chất lượng, hay nói cách khác, MTCL cần gắn với các chỉ tiêu hoạt động trong yếu về chất lượng – QKPI. Với yêu cầu này, những mục tiêu như ‘Tăng doanh số bán hàng’, ‘Đạt lợi nhuận trước thuế là …’, ‘Tăng thu nhập bình quân đầu người lên …’ thuộc nhóm nguy cơ cao không có thể lọt qua được bài kiểm tra về ‘Sự liên quan’, vì khó xác định được mối quan hệ của chúng với các chiến lược về chất lượng của một tổ chức. Ngoài ra, MTCL còn phải đảm bảo phản ảnh những ưu tiên quản lý trong giai đoạn kế hoạch tương ứng. Khi mà các số liệu về chất lượng sản phẩm cho thấy tỷ lệ sản phẩm không phù hợp tăng lên cao hơn nhiều so với mục tiêu do các thiết bị hoạt động thiếu ổn định và thường xuyên gặp sự cố thì một mục tiêu của bộ phận quản lý thiết bị về ‘Giảm giá dự trữ trị linh kiện phụ tùng thay thế …’ có thể được coi là thiếu ‘Sự liên quan’ đến ưu tiên quản lý trong kỳ kế hoạch là tăng cường sự ổn định và giảm các sự cố thiết bị./.

Gửi phản hồi

Mời bạn điền thông tin vào ô dưới đây hoặc kích vào một biểu tượng để đăng nhập:

WordPress.com Logo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản WordPress.com Log Out / Thay đổi )

Twitter picture

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Twitter Log Out / Thay đổi )

Facebook photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Facebook Log Out / Thay đổi )

Google+ photo

Bạn đang bình luận bằng tài khoản Google+ Log Out / Thay đổi )

Connecting to %s

%d bloggers like this: